D ve E Bloklar Faaliyet Raporları

BİLKENT III UFUK SİTESİ

26064/4 ADA/PARSEL D ve E BLOKLAR

24. DÖNEM FAALİYET RAPORU

(31 MAYIS 2023- 31 MAYIS 2024)

Yönetim planımız gereği her yıl Haziran ayında yapılan ve bu yıl da 24.sü yapılacak olan Olağan Genel Kurul toplantımız ile ilgili, Haziran 2023-Mayıs 2024 dönemi içerisinde yapılan faaliyetleri içeren raporumuzdur.

2023 Haziran ayı içinde yapılan Olağan Genel Kurul toplantısında gündem maddeleri tamamlanamadığı için Ada-Parselimizin 29 Temmuz’da Olağanüstü Genel Kurul yapılarak gündem maddeleri tamamlanmıştır. Yapılan ikinci toplantıda Ada/Parsel Yönetimi ve Denetimi oluşturulmuştur. Ada/Parsel Yöneticiliğine Sn. Turhan MENTEŞ, Yönetici Yardımcılıklarına Sn. Hanifi SARI, Sn. Sedat YILMAZ (30.11.2023 tarihinde görevinden istifa etmiştir.) Blok Temsilciliklerine D1 blok Sn. Hasan Lütfi ÖKTEM, D2 blok Sn. Şamil PİŞMAF, D3 blok Sn. Oya SANER, D5 blok Sn. Mukaddes TEKİN, D6-D7 Blok Sn. Doğa KAVAK, D8 blok Sn. Zehra AYTEMİZ, E1 blok Sn. Serkan GÜMÜŞ, E2 blok Sn. Sezai ÇETİNKAYA, E3 blok Sn. Fatma KAYA, (Sn. Fatma KAYA sağlık sorunları nedeni ile görevinden ayrılmıştır. Aralık ayında yapılan Olağanüstü Genel Kurul toplantısında E3 blok için Sn. Nurdan AYKAN E3 blok için temsilci seçilmiştir.) Ada/Parsel Denetçiliğine ise Sn. Cengiz GÜRER oy birliği ile seçilmişlerdir.

Yapılan Çalışmalar

Mali İşler

• Ada/Parsel Yöneticisi ve Yardımcıları, aidatların toplanması, blok yönetimlerine ilişkin tüm harcamaların yapılması, yönetime ait muhasebe defterlerinin tutulması, işletme projesinin hazırlanması ve uygulanması gibi işleri Sitemiz Yönetim Biriminde görevli Toplu Yapı Kat Malikleri bünyesinde çalışan elamanlar marifetiyle yürütmüştür.
• Ada-Parsel blok bütçelerimiz bildiğiniz üzere 12 aylık planlanmakta olup, Genel Kurul Kararında doğalgaz ve elektrik artışlarında aidatların revize edilmesi karara bağlanmış ise de dönem içinde özellikle doğalgaz birim fiyatına artış yapılmadığı için blok bütçelerinde herhangi bir revizyona gidilmemiştir.
• Olağan Genel Kurulda kabul edilen 2023-2024 tahmini işletme bütçesinde blok görevlilerinin asgari ücrete gelebilecek artış %50 öngörülerek bütçesi yapılmış olup Ocak ayında yapılan artış tahmin edilen miktar ile denk geldiğinden bütçe sapması olmamıştır.

Yeni Çalışmalar

• Toplu yapıda muhasebe personeli olarak görev yapan personelin Eylül 2023 ayında kendi isteği ile işten ayrılması sonucu Toplu yapı ve tüm ada-parseller olarak muhasebe sisteminin dijital ortam yapılması için Apsiyon firması ile sözleşme yapılarak 1 Ekim 2023 tarihinde sistem devreye alınmıştır. Yeni bir sisteme geçiş esnasında tüm malik/sakinlerin bilgileri toplanarak sisteme girişleri yapılmıştır. Aidatlar her ayın ilk haftasında sisteme yüklenerek takip edilmektedir. Bu sisteme alışamayan komşularımız için mesaj, e-posta, WhatsApp veya çıktı olarak aidat bildirimleri isteyen komşularımıza gönderilmeye devam edilmektedir.
• Dönem içinde yapılan Olağanüstü Genel Kurul toplantısında alınan karar gereği Bloklarımızın Ortak Alan Sigortası bütçe kapsamında yaptırılmıştır. Diğer parseller ile ortak hareket edilerek sigorta firmalarından teklifler alınmış olup, yapılan araştırma ve görüşmeler sonucunda Türkiye Sigorta ile bir yıllığına sözleşme yapılmıştır. Sigorta başlangıç tarihi 27.12.2023 olup bitiş tarihi 27.12.2024’tür. Haziran ayında Olağan Genel Kurulda karar alınarak ortak alan sigortasına devam edilmesi yönünde karar alınması bloklarımız için faydalı olacaktır.
• Ada-Parsel kapsamında ödenmeyen veya geç ödenen aidatların yasal takibi için Avukat ile sözleşme yapılmış olup biriken borçların takibi sağlanmıştır. Konu ile ilgili öncesinde komşularımız ile mutlaka iletişime geçilip yasal takip öncesi aidatların ödenmesini sağlamak birinci önceliğimiz olmuştur. Apsiyon sistemine geçilmesi ile aidat takibi yönetim personeli tarafından hassasiyetle takibi yapılmakta olup bu dönem içinde sadece 3 kişiye yasal takip yapılmıştır. Ayrıca çok uzun zamandır tahsil edilemeyen aidat ve demirbaş borçları tahsil edilmiştir.      

Arıza, Tamirat, Bakım ve Altyapı Çalışmaları

• Bilindiği üzere bir önceki dönem sonlarında ve bu dönemin başlarında ada-parselimizdeki blokları besleyen ve parsel içerisinden geçen su hattında yoğun arızalar meydana gelmiş ve her ne kadar ASKİ tarafından müdahale edilse de müdahale sırasında oluşan hasarlar için (Ada parsel içinde olduğu için) oldukça fazla miktarlarda harcamalar yapılmıştır. 29.07.2023 tarihinde yapılan Olağanüstü Genel Kurul toplantısında gündemin 7. Maddesinde alınan karar gereği D6-D7 blok önüne denk gelen ve sürekli su kaçağına neden olan ASKİ şebeke hattının yaptırılması konusuna ilişkin yapılan görüşmeler sonucunda tüm ada-parseli kapsayacak şekilde, Belediye imkânlarından da istifade etmek suretiyle, yenilenmesi konusunda yönetime yetki verilmiştir. Verilen bu yetki sonrasında, ASKİ tarafından çevremizde yapılan yeni yerleşim alanlarına su götürebilmek için A-C-F-T Bloklar önündeki projeye bizim adamızın da dahil edilmesi için Ankara Büyükşehir Belediyesi nezdinde ASKİ ile bağlantıya geçilmiş, tüm uğraşlar sonucu Ada-Parselimizi kapsayan tüm blok girişleri de dahil olacak şekilde şebeke boru hattı yoldan geçen ana su isale hattından beslenecek şekilde tamamen değiştirilmiştir. Borunun geçirildiği kazılan alanların asfaltının da Belediye tarafından yapılması sağlanmıştır. Hem arızalara müdahale eden hem de özellikle Belediye ve ASKİ birimlerinde işin takibini yapan başta İşletme Müdürümüz olmak üzere tüm Toplu yapı personeline teşekkür ederiz.
• ASKİ çalışması esnasında kazan dairesine giriş kısmına kadar olan blok önlerinde bozulan kaldırım tamirleri yaptırılmıştır.
• Yapılan çalışmalar esnasında D6-D7 blok önünde peyzaj çalışması ve alt yapı sulama sistemi üst yönetim personeli marifetiyle tüm düzenlemeler yapılmıştır. ASKİ çalışması esnasında D1-D2-D3-D4-D5 bloklarda boru bağlantısı için karot ile kesim yapılarak boru yeri açılmış ve bağlantısı üst yönetim personeli marifetiyle yapılmıştır.
• D8 blok boru değişim esnasında oluşan peyzaj Mayıs 2024 ayı içinde tamamlanarak çim ekimi yapılmıştır.
• Kış öncesi tüm kazanlarımızın bakımı ve baca kontrolü yetkili firmaya yaptırılmıştır.
• ASKİ boru değişim sırasında kopan elektrik kabloları nedeniyle D6 ve D7 blokta çok uzun süren elektrik kesintileri yaşanmıştır. D7 blok için taşınabilir jeneratör getirtilerek komşularımızın mağduriyeti giderilmiştir. Kopan elektrik hatlarının tamiri toplu yapı personeli tarafından yapılmıştır.
• Ekim ayı içinde tüm ada-parseli kapsayacak şekilde eskimiş ve sorun halinde açılıp bakılması mümkün olmayan beton rögar kapaklar plastik kapaklar ile yenilenmiştir.
• Olağanüstü Genel Kurul kararı gereği E1-E2 ve E3 blokta yapılan demirbaş tamiri harcamaları
  • E1 blok, devridaim motoru, genleşme tankı, emniyet ventili, sıcak su eşanjörü,
  • E2 blokta otomatik kapı, sıcak su eşanjörü,
  • E3 blokta 2 adet devridaim motoru ve sıcak su eşanjörü yapılması

E1 ve E3 blokta 2 taksit halinde E2 blokta ise 3 taksit halinde kat maliklerinden toplanmıştır.

• Eylül ayında D blokların dış cephe boyasını yapan firma ile bağlantıya geçilerek garanti kapsamında boya dökülme tamirleri yaptırılmıştır.
• Tüm bloklarımızın su deposu temizliği Ekim ayında yaptırılmıştır.
• 2024 Nisan ayı içinde D1-D2-D5 bloklarda oluşan mutfak gideri tıkanıkları aynı anda müdahale edilerek sorun çözülmüştür. Çim alan altında yeni bulunan rögarlarda da kapak yenilemeleri yaptırılmıştır.
• Tüm bloklarımızın çatı bakımları Ekim ayı içinde yaptırılmıştır. Ancak E3 blok çatısındaki sorun maalesef tam olarak çözülememiştir. E3 blok 38 nolu daireye olan çatı akması lokal olarak tamir ettirilmiş, buna rağmen çatının bu bölümünden kaynaklı oluşan daire içi hasar ortak alan sigorta kapsamında sigorta firmasınca karşılanmıştır. E3 blok maliklerince çatısının yenilenmesi veya kapsamlı tamiri vs. konusunda mutlaka karar almaları gerekmektedir.
• Geçtiğimiz sene D6 blok 10 nolu daireye çatıdan akan su nedeniyle tavan ve boya tamiri yaptırılmıştır. Ayrıca ortak alan su sayacının patlaması sonucu D6 blok içinde oluşan boya kabarmaları ve birkaç dairede oluşan hasar D6 blok temsilcisi nezdinde tespiti yapılarak tamirat yönetim tarafından yaptırılmıştır.
• 9 Aralık 2023 tarihinde Ada-Parselimizin Olağanüstü Genel Kurul Toplantısında alınan kararlar doğrultusunda yönetime verilen yetki çerçevesinde blok görevlilerinin görev tanımları ile ilgili talimatname hazırlanıp görevlilere tebliğ edilmiştir. Pazar günleri, resmi tatil ve dini bayram tatillerinde nöbet sistemi yapılmıştır. Her Pazar 2 görevli nöbetçi kalacak şekilde düzenlenmiştir. İlgili ayın mesaisi nöbetçi personele yasal hesaplaması yapılarak fazla mesai olarak ödenmektedir.
• Bloklarımızda inşaat aşamasında yapılan ve şu ana kadar hiç kullanılmayan çöp-şut sistemi devreye alınmıştır. Pilot olarak seçilen D1 ve E2 blokta uygulama devam etmektedir.
• Aynı toplantıda alınan karar gereği asansörlerimizin iç buton sisteminin arızalanan parçalarının artık bulunamaması, aydınlatmanın yetersiz olduğu ve değişiminin yapılması için yönetime yetki verilmiştir. Konu ile ilgili 3 ayrı firmadan teklif alınmış olup bizzat yönetimin organize sanayi bölgesine giderek imalatçılar ile görüşmeler yapılmıştır. Yapılan tüm bu araştırmalar sonucunda asansörlerimizin hâlihazırda bakımını yapan OASİS firması ile sözleşme yapılarak blok başına oluşan maliyet kat maliklerinden demirbaş bedeli olarak Şubat-Mart aylarında 2 taksit halinde toplanmıştır. Ayrıca asansör tavanları ilave imalat ile yenilenmiştir.
• Blok asansörlerimizin makine mühendisleri odasınca vermiş olduğu ilk rapora istinaden eksiklikler tamamlanmış olup 2023-2024 dönemi için revizyona ihtiyaç duyulmadan 10. Ayda mavi etiketler alınmıştır. 2024-2025 dönemi için Ekim ayında yine makine mühendisleri odasınca verilecek olan raporlar doğrultusunda eksilikler giderilerek etiket temini yapılacaktır. Blok asansörlerimizde öngörülmeyen arızalar firma 7/24 çalışan nöbetçi personeli ve blok görevlileri tarafından tespit edilerek ivedilikle arızaların giderilmesi sağlanmıştır.
• Tüm bloklarımızın yangın su hidratları kontrol edilmiş eksikler tamamlanarak devreye alınmıştır. 20.05.2024 tarihinde İtfaiye yetkilileri gelerek blok görevlilerine yangın esnasında yapılabilecekler konusunda bilgi vermişlerdir.
• D1-D2-D3 bloklarımızın yangın su deposundaki kaçak tamir ettirilmiş ve işler hale getirilmiştir.
• Tüm blokların kazan dairelerinde ve ortak alanlarında oluşan hasarlar, değişecek malzemelerin temini üst yönetim personeli tarafından yapılmaktadır.
• Blok jeneratörlerimizin periyodik bakım sözleşmeleri de yenilenmiştir. Bu anlaşmalar tüm site genelinde yapıldığı için çok uygun fiyatlara sözleşmeler imzalanmaktadır
• Blok ortak alanlarında kullanılacak temizlik sarf malzemeleri dönem başında toplu olarak temin edilmiştir. Dönem içerisinde D1-D2-D3 Bloklara ilave temizlik malzemesi alınmış olup diğer bloklarımızda herhangi bir alım yapılmamıştır.
• Bloklarda ve Ada/Parsel kapsamında ihtiyaç olan tüm malzemeler (elektrik, su sayacı, çevre sulama, vb.) ada/parsel yöneticisi denetiminde ve onay karşılığı alınarak temin edilmiş ve görevlilere teslim edilmiştir.

Sayın Kat Malikleri, Faaliyet dönemi ile ilgili verilen bilgilerin tabloları ve mali durumları tarafınıza dijital ortamda gönderilen gelir gider bilançolarda ve öngörülmeyen giderler dökümünde çok daha ayrıntılı görülmektedir. Yönetim dönemine ilişkin bilanço ve gelecek döneme ilişkin bütçe önerimiz sunulmuştur.

Haziran 2023’te oluşan Parsel Yönetimleri ve Temmuz 2023’te oluşan Toplu Yapı Yönetimi olarak 1 yılımızı tamamlamış bulunmaktayız. Geçen bu bir yıllık süre içerisinde bizlere göstermiş olduğunuz destek ve birliktelik için tekrar bütün kat maliklerine, tüm blok görevlilerimize teşekkür eder, yeni seçilecek yöneticilere başarılar dileriz.

Saygılarımızla,

Turhan MENTEŞ

26064/4 Ada/Parsel Yöneticisi